校属各单位：
研究生院于2023年5月26日在文件系统发布了《关于组织申报2023年度研究生参加高水平国际学术会议资助项目的通知》，根据工作要求，现对资助额度及数量限制、申请及资助程序等内容补充通知如下：
一、资助对象及范围
（一）支持我校全日制在校研究生参加高水平国际学术会议，其中优先支持博士研究生参加国（境）外举办的国际学术会议，同等条件下，优先支持学术型研究生申请参加国际学术会议；
（二）高水平国际学术会议特指在国（境）外及国内线下举办的高水平国际学术会议，会议的属性、层次由研究生所在学院负责审核；
（三）申请人以第一作者（或导师为第一作者、申请人为第二作者）撰写的学术论文（第一署名单位必须为）投稿本学科领域权威的国际学术会议并被录用，且受邀在会议上做口头报告或学术展板交流。
二、资助额度及数量限制
（一）项目原则上资助研究生参加国（境）外及国内线下举办的国际学术会议的会议注册费、交通费、住宿费等支出，具体额度根据实际情况核定；正在国（境）外学习的研究生参加境外举办的国际学术会议，仅资助会议注册费；
（二）采取参会前先申报审批，会后提交参会材料申请报销的方式予以资助。本项目常年资助，可根据参会情况随时申报，直至经费执行完毕；
（三）为保证资助的覆盖面，每一年度申请参加同一个国际会议，原则上资助不超过2项（以一人申请为一项）；原则上资助每个学科博士研究生参加国（境）外举办的国际会议不超过5项；资助每个学院硕士研究生参加国内举办的国际学术会议不超过5项（有2个学科以上的学院不超过10项）。
三、申请及资助程序
（一）会前申请
研究生在接收到会议主办方的邀请函或论文录用函后，于会议召开之前尽早向所在学院提出申请。申请需提交以下材料（纸质版和电子版）：
1.《研究生高水平国际学术会议资助项目申请表》（附件1）；
2.论文录用函或大会邀请函（需有主办方签章或主席签名，明确论文已被接收且在会议上做口头报告或展板交流）；
3.会议背景资料、官方会议日程安排表（首页和申请者口头报告时间对应页）；
4.录用论文全文或摘要（需为会议主办方投稿系统下载版本）。
（二）学院审核推荐
各学院负责对研究生申请材料进行初审，具体对所申请参加的国际学术会议的性质、层次、会议主题、论文录用函或会议邀请函等进行审核认定。通知初审通过的申请人将申报汇总表（附件2，加盖学院公章）和相关申请材料的电子和纸质版上报至研究生院。
（三）研究生院审批
研究生院组织对申报材料进行复审，最后确定项目资助人员名单并核定资助额度。
（四）参会及手续办理
研究生参加国（境）外国际学术会议前，按照学校出国（境）要求办理相关审批手续，并按要求前往会议举办地参会，不能无故改变行程及从事与参会无关的活动。
（五）结项及报销
研究生参加国际会议后，需向研究生院提交以下总结资料（电子版）：《研究生高水平国际学术会议资助项目总结报告》（附件3）和参会证明材料（含本人参会作报告照片至少2张，会议报告PPT或学术海报）。研究生院审核同意后，研究生持相关审批件及票据，按照学校财务规定办理报账手续。实际费用低于批准额度时，实报实销；实际费用超过批准额度时，按批准额度上限报销。
未尽事宜由研究生院负责解释。联系人：刘老师，联系电话：3186002,材料接收邮箱，J.Liu@gxu.edu.cn。
附件：（需从文件系统下载）
1.研究生高水平国际学术会议资助项目申请表
2.研究生高水平国际学术会议资助项目汇总表
3.研究生高水平国际学术会议资助项目总结报告
研究生院
2023年9月20日
